處理「待辦清單」有秘訣嗎?有啊,6個字:土豆、青蛙、番茄


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列待辦事項清單,對於提升工作效率有幫助嗎?有啊。

那麼,處理待辦事項清單有什麼訣竅嗎?

列大綱?先做緊急的事?事情做越多越好?都不是。

處理「待辦清單」的秘訣,就是這六個字:土豆、青蛙、番茄。

這是我最近看的一本書《高效努力》的作者提到的。

1.土豆

土豆這個詞,來自於英文「To do」的諧音!

所謂的土豆(To do),就是將待辦事項全部收集到你的清單裡面,然後再進行處理。

列出待辦事項清單的目的,是把你要做的事情都先條列出來,接下來就是替這份清單做排列順序。

最重要的事情排在第一位,依此類推,從最重要依序排到最不重要。

假如你不列出一份待辦事項清單,你做起事來,可能會變得毫無輕重緩急、毫無頭緒。

列出這份清單,可以幫你理清什麼是你應該先做的事,以及什麼是不重要的事。

列出待辦事項清單只是第一步,更重要的是:你要按照重要性的程度來排列它。

2.青蛙

當你列出了待辦事項清單,並且依照重要性排序了之後,再來就是這第二個步驟:青蛙。

所謂的青蛙,指的就是:要事優先。

這個詞源自於馬克吐溫的一句名言:「如果你每天早上就吃掉一隻活青蛙,那麼在接下來的一天裡,就不會有什麼困難的事情了,因為剩下的事情當中,沒有什麼比吃掉青蛙更加令人難受的了。」

這個概念跟《與成功有約:高效能人士的七個習慣》這本書的作者史蒂芬・柯維,所提到的第二個成功人士的習慣是一樣的,那就是:要事第一。

當你列出了清單之後,接下來就是永遠讓自己先做最重要的事,而不是最簡單的事。

這件事有時候滿難的,因為人都有一種想先從簡單的事開始做的傾向。

不過,只要你可以做到這一點,你的工作效率就能提升,當你做完了一件艱難又重要的事,其他的事對你來說將會變得相對輕鬆。

當你每天可以永遠先從最重要的事開始做,這一開始就確保了一件事,那就是:你永遠把時間花在最重要的事情上。

3.番茄

番茄這個詞,代表著「番茄工作法」。

番茄工作法主張:每工作二十五分鐘之後,再休息五分鐘,然後再工作二十五分鐘,接著再休息五分鐘,依此類推。

研究指出,一個人每天的注意力是有限的,我們無法一直維持高度的注意力,短暫的休息,可以幫助我們恢復精神。

有人可能會問:一定要工作二十五分鐘才能休息嗎?當然不是。你要一口氣工作五十分鐘,然後休息十分鐘,也是可以的。

這個時間長度可以依照適合你的長度進行規劃,只要你覺得舒服,對於維持注意力跟恢復專注度有幫助,那就可以了。

這裡要注意的其中一點是,你的休息時間,不可拿來玩手機、上社群網站…等等。休息的目的:是幫助你恢復注意力,如果你拿去做其他需要耗費注意力的活動,那反而沒有幫助。

總結來說,處理待辦事項清單的秘訣就是:

收集你的待辦事項清單(土豆)、從最重要的事情開始做(青蛙),最後用番茄工作法高效完成這件事(番茄)。


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