面對職場問題常常不知道怎麼辦?你需要的是商業框架!


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職場上我們常會碰到各種問題,有些是商業問題,有些是工作效率,有些是時間管理。

這些問題有些是複雜的,而當你面對這些問題的時候,你該怎麼去解決呢?

我的答案是:善用方法論跟框架。

比方說當你要訂目標的時候,你可以用SMART原則;當你要處理你的待辦事項清單的時候,急迫性/重要性矩陣,就可以派上用場;當你要進行品質管理的時候,那就把PDCA循環給用上;當你是主管,你要委派任務給部屬的時候,Will/Skill矩陣就可以拿來用。

知道這些框架,可以很大程度上的幫助你解決一些商業問題,讓你有方向可遵循。

解決問題的商業框架圖鑑》這本書,是我最近剛看完的一本書,這本書的作者統合了70種職場上常用的商業框架,將這些框架弄懂,肯定對你解決問題的能力,以及思考問題的能力,大有幫助。

下面我舉六種常見的商業框架。

1.SMART原則

當你要制定目標的時候,有個很著名的原則,你應該聽過了,它叫做SMART原則,是一項訂目標的框架。

很多人會跟你說,訂目標一定要符合SMART原則,SMART原則包含了五個部份。

1.要明確(specific),也就是S

目標必須很明確,避免空洞、虛擬,或只是喊喊口號

2.可衡量(measurable),也就是M

目標必須是數字化、可衡量的。有句英文說:「無法衡量的事情,就無法改進。」就是這個意思。

3.可達成(achievable),也就是A

目標必須具有挑戰性,但不能是絕對達不到的。否則還沒開始可能就放棄了。

4.相關的(relevant),也就是R

目標必須跟你的業務、功能或是kpi相關的,這樣才能知道,你究竟是為了什麼而戰、為何而戰。

5.時限(time),也就是T

在制定目標的時候,就要註明,必須在什麼時間點之前達成任務。

這個SMART原則,可以當作你制定目標時,可以拿來用的商業框架。

2.急迫性/重要性矩陣

假如你在工作上有列待辦事項清單的習慣,你要怎麼決定哪件工作先做,哪件工作之後再做呢?答案是:你可以透過急迫性/重要性矩陣這個商業框架,進行分析。

急迫性/重要性矩陣一共可以切割成四個象限。

1.重要且緊急

2.重要但不緊急

3.緊急但不重要

4.不重要也不緊急

《高效能人士的七個習慣》這本書的作者史蒂芬・柯維認為,我們應該盡可能把大部分的時間,都花在第二象限上。

很多人會認為,最重要也最緊迫的事情最先做(第一象限),最不重要也最不緊迫的事情最後做(第四象限),中間的時間就分配給第二、三象限。

這乍聽之下很合理,但《高效能人士的七個習慣》的作者認為,高效能人士幾乎不會把時間花在第三、四象限上,因為這兩個象限無論是否緊迫,它們都是不重要的事。高效能人士會把時間花在重要的事情上。也就是第一、二象限。

作者認為,第二象限比第一象限更重要,為什麼呢?因為第一象限重要的原因在於,它是短期內緊迫的,例如你接了一個專案,這個專案很重要,所以必須趕快完成。而第二象限屬於短期內不緊迫的,例如拓展人際關係…等等。

史蒂芬・柯維認為,我們應該將自己的時間花在第二象限,然後想辦法降低第一象限的時間分配。

所以你要怎麼處理你的待辦事項清單?那就是透過急迫性/重要性矩陣這個商業框架,對待辦清單進行歸類,然後第二象限的事情先做,並且減少第一象限的時間分配。

另外,盡量刪除第三跟第四象限的工作,因為它們都是不重要的事。

3.PDCA循環

假如你的公司要進行品質管理,你可以用哪個商業框架?答案是:PDCA循環。

PDCA循環,又稱戴明循環,戴明是美國品質管理大師,但卻先成名於日本,並且幫豐田取得了很大的成功。

戴明認為,高品質並非來自於結果的產品檢驗,而是來自於生產過程的不斷改善。

PDCA循環分為四個步驟:

1.P(Plan)計畫:

計畫是說,每個人的責任必須明確,明確的何人在何地做何事。一間公司的品質管理,要能準確到,何人在何地做何事。

2.D(Do)行動:

有了計畫,接著就要展開行動,計畫已經定好每人在何時必須做何事,行動就會變得很明確。

3.C(Check)檢查:

檢查的重點在於,做完事情不能什麼都不說,每件任務最終都要接受檢查,要確保任務確實完成。

4.A(Adjust)調整:

調整,為的是總結成功經驗,並且制定相對標準或SOP,或把遇到的問題記錄下來,並進入下一個PDCA循環,最終每個遇到的問題都能解決掉。

假如你從事的是品質管理相關的工作,PDCA循環就是你應該知道的商業框架。

4.Will/Skill矩陣

假如你是主管,你要委派任務給部屬,你如何領導他們呢?你可以用Will/Skill矩陣這個商業框架。

Will/Skill矩陣,縱軸為意願(Will),橫軸為能力(Skill),一共可以劃分出四個象限。

Will/Skill矩陣告訴了你,在面對工作夥伴或下屬時,你可以採取什麼樣的方式,讓委派更有效率。

這個矩陣告訴我們:

1.意願高×能力高=委任
2.意願高×能力低=指導
3.意願低×能力高=刺激
4.意願低×能力低=命令

有意願又有能力的人,可以把工作「委任」給他。

有意願但沒什麼能力的人,可以給予「指導」。

意願低但能力高的人,可以透過激勵,來「刺激」他提高工作動力。

至於面對意願低且能力也低的人,只能採取「命令」的方式。

總的來說,Will/Skill矩陣這個商業框架,幫助你用正確的方式,來領導部屬。

5.6W2H

假如你是行銷人員,今天你負責舉辦一場行銷活動,你可以用什麼商業框架?答案是:6W2H。

6W2H分別是Who、What、Whom、When、Where、Why、How、How much。

Who:參與這場行銷活動的人員一共有誰。

What:這場行銷活動的內容是什麼?

Whom:這場行銷活動的目標消費者是誰?為誰舉辦?

When:這場行銷活動什麼時候舉辦?各種工作的執行時間都要列出來。

Where:這場行銷活動在哪舉辦?

Why:為什麼要舉辦這場活動?目的是什麼?

How:要怎麼舉辦這場行銷活動?

How much:這場行銷活動一共要花多少開銷?各項目費用都要列出來。

當你將6W2H全部列出來,基本上你已經將整場行銷活動的詳細細節都規劃出來了。

要舉辦活動,6W2H就是你應該知道的商業框架。

6.奧斯本檢核表

假如你是一名從事創意工作的工作者,你該如何發想自己的創意呢?你可以用奧斯本檢核表這個創意發想的商業框架。

「奧斯本檢核表」這個商業框架,由腦力激盪之父,艾力克斯‧奧斯朋(Alex Faickney Osborn)所提出。

發想方向主要有9大項目:

1.是不是有其他用途?

有沒有別的用法、新的用法。

2.能不能應用其他構想?

有沒有類似的點子、能否應用其他點子?

3.能不能修改原物的特性?

例如:顏色、運動、樣式、類型等。

4.能否擴大?

例如:變大、拉長、拉高、增加附加價值、頻率、比例…等等。

5.能否縮小?

例如:變小、變薄、變短?減少功能、資料…等等?

6.能否取代?

例如:以其它素材、人、物、地點、方法..等來取代。

7.可否重整?

例如:將因素、順序、配置、零件、流程等,加以重整。

8.可否顛倒?

例如:上下顛倒、左右顛倒、前後顛倒、內外、順序、想法…等等。

9.可否結合?

例如:可否試著結合新舊或是完全相法的因素?

上面這九大項創意發想項目,就是「奧斯本檢核表」。假如你想發想更多創意,「奧斯本檢核表」就是你應該知道的商業框架。

《解決問題的商業框架圖鑑》這本書一共羅列了70種商業框架,用在七種商業場景:發現問題、分析市場、激發創意、制定策略、業務改善、管理組織、資訊共享。

假如你能將這70種商業框架都學起來,你在工作上解決問題的能力肯定可以大幅提升,《解決問題的商業框架圖鑑》這本書,我推薦你應該擁有一本。

解決問題的商業框架圖鑑
(附錄的隨行本,買1送1,隨身攜帶參考都很便捷)


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